Come raccogliere gli ordini B2B nel food: EDI, portale o messaggi liberi
Ci sono tre modi di raccogliere gli ordini nel food service. Sulla carta il più elegante è l'EDI. Nella realtà di un distributore Ho.Re.Ca vince quasi sempre il più disordinato.
I tre modi, in breve
Far arrivare un ordine dal cliente al distributore si può fare in tre modi. In ordine di eleganza tecnica: lo scambio dati EDI, il portale ordini, i messaggi liberi. In ordine di quanto vengono usati davvero nel food service verso ristoranti e bar, l'ordine si ribalta quasi del tutto.
EDI: perfetto dove non serve tradurre
L'EDI è lo scambio elettronico di dati: il sistema del cliente e quello del fornitore si parlano direttamente, in un formato concordato, senza nessuno che ricopia niente. Dove funziona, è la soluzione migliore in assoluto: zero errori di trascrizione, zero tempo perso.
Il punto è dove funziona. L'EDI ha senso fra aziende strutturate che ordinano grandi volumi in modo regolare: la grande distribuzione e i suoi fornitori, l'industria. Nel food service verso il singolo ristorante è quasi assente, perché il cliente tipo non ha un sistema con cui dialogare e non ha nessun motivo per dotarsene. Chiedere l'EDI a una trattoria è fuori dalla realtà.
Portale: ordini puliti, ma chi li inserisce?
Il portale ordini sembra la via di mezzo giusta: il cliente entra, sceglie dal catalogo, conferma, e l'ordine arriva già pulito. Sul piano dei dati è ottimo. Sul piano dell'adozione è dove si arena, perché sposta il lavoro dal distributore al cliente, e il cliente ha un'alternativa gratuita: scrivere un messaggio in dieci secondi.
Il portale regge con i clienti grandi, fedeli, che ordinano spesso e ci trovano un vantaggio (vedere disponibilità, storico, prezzi). Con la coda lunga dei clienti piccoli non decolla. Abbiamo dedicato una guida intera al perché i portali ordini non li usa nessuno.
Messaggi liberi: il disordine che vince
Restano i messaggi liberi: WhatsApp, email, PDF, foto di un foglio, vocali. È il modo più disordinato di raccogliere ordini, e per questo il più diffuso: non chiede niente al cliente. Il cliente scrive come gli viene, quando gli viene, e l'ordine arriva.
Il difetto storico di questo canale è che il disordine lo paga il distributore, ribattendo tutto a mano. Ma quel difetto oggi si può togliere spostando la traduzione dalla persona a un sistema automatico: si accetta il disordine in entrata e lo si trasforma in righe pulite verso il gestionale. È la strada che seguono, con lo stesso percorso, gli ordini WhatsApp e gli ordini via email e PDF.
Quale scegliere
Non è una scelta secca: un distributore può avere l'EDI con i due o tre clienti grandi che lo permettono, un portale per i fedelissimi, e i messaggi liberi per tutti gli altri. Ma siccome la stragrande maggioranza degli ordini, nel food service, arriva come messaggio libero, è lì che si vince o si perde la giornata. Ottimizzare quel canale conta più che spingere gli altri due dove non attecchiscono.
Domande frequenti
Cos'è l'EDI e perché nel food service è poco diffuso?
L'EDI è lo scambio elettronico di dati: due sistemi si parlano in un formato concordato, senza persone in mezzo. Funziona benissimo fra grandi aziende strutturate, come la GDO e i suoi fornitori. Nel food service verso ristoranti e bar è raro, perché il cliente tipo è piccolo, non ha un sistema con cui dialogare e non ha motivo di adottarne uno.
Il portale ordini è meglio dei messaggi liberi?
Sul piano dei dati sì: un portale produce ordini già puliti. Sul piano dell'adozione quasi sempre no, perché sposta il lavoro sul cliente, che ha un'alternativa gratuita e immediata (scrivere un messaggio). Un portale funziona solo con i clienti grandi e fedeli, che ordinano spesso e hanno un motivo per usarlo.
Qual è il modo più realistico di raccogliere gli ordini in un distributore Ho.Re.Ca?
Accettare i messaggi liberi come arrivano (WhatsApp, email, PDF, foto, voce) e mettere dalla parte del distributore la traduzione automatica verso il gestionale. Non perché sia il metodo più elegante, ma perché è l'unico che non chiede niente al cliente, e quindi l'unico che i clienti usano davvero.
Provatelo su un ordine vostro
Ci girate un ordine vero, così com'è arrivato, senza sistemarlo. Ve lo rimandiamo pronto per il gestionale, sui vostri codici articolo. Se non vi convince, ci siamo salutati e non vi è costato niente.
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