Ordini che arrivano per email e in PDF: come smettere di ricopiarli
La mail sembra il canale più ordinato. In pratica è il più insidioso: ogni cliente scrive l'ordine a modo suo, e nel PDF le colonne non sono mai nello stesso posto.
Il canale che sembra ordinato e non lo è
La mail dà l'impressione di essere il canale pulito: scritta, archiviata, con un oggetto. In pratica è tra i più faticosi da gestire, perché non ha un formato. Un cliente scrive l'ordine nel corpo del messaggio, uno allega un PDF, uno manda la foto di un foglio dentro la mail. E ognuno lo fa a modo suo.
Il risultato è che qualcuno, ogni mattina, apre le mail una per una, capisce cosa ha chiesto ciascuno e lo ricopia nel gestionale. Lo stesso lavoro degli ordini WhatsApp, con in più il fastidio degli allegati da aprire.
Il PDF: due tipi che sembrano uguali
Un PDF d'ordine può essere due cose molto diverse. Può essere testo vero, cioè caratteri che si possono selezionare: in quel caso si legge in modo affidabile. Oppure può essere la scansione di un foglio, cioè un'immagine: lì la lettura è quella di una foto, e va trattata con la stessa prudenza.
C'è poi il problema delle colonne. Ogni azienda che manda un PDF ha il suo tracciato: articolo e quantità non sono mai nella stessa posizione, e le intestazioni cambiano nome (a volte "U.M.", a volte "unità", a volte niente). Un sistema serio non si aspetta un tracciato fisso: riconosce le colonne per quello che contengono.
Perché non serve imporre un modello
La tentazione è mandare a tutti i clienti un modello da compilare. Non funziona, per lo stesso motivo per cui non funziona il portale: il cliente non cambia abitudine per il fornitore. Qualcuno userà il modello per due settimane, poi tornerà alla sua mail di sempre, e l'ufficio ordini si ritrova a gestire due mondi invece di uno.
La strada che regge è l'opposta: lasciare che i clienti scrivano come vogliono, e mettere dalla parte del distributore un sistema che legge il disordine. Il cliente non deve accorgersi di niente.
Lo stesso percorso di tutti gli altri canali
Una volta letto, un ordine arrivato per mail o in PDF fa lo stesso percorso di tutti gli altri: si aggancia al catalogo con i codici dell'azienda, passa i controlli che intercettano gli errori tipici, e arriva al gestionale già pronto. Quello che non è certo resta in una lista, con il motivo scritto.
Il vantaggio di trattare la mail come un canale qualsiasi è che l'ufficio ordini smette di avere procedure diverse per WhatsApp, per la mail, per il PDF e per la foto. C'è un percorso solo, e i canali sono solo la porta d'ingresso.
Domande frequenti
Si può leggere in automatico un ordine dentro un PDF?
Sì, ma con un'avvertenza. Un PDF può essere testo vero (e allora si legge bene) oppure la scansione di un foglio, che è un'immagine e va letta come una foto. Un sistema serio gestisce entrambi i casi e, quando la lettura è incerta, non tira a indovinare: mette la riga in una lista da controllare.
Perché gli ordini via email sono difficili da automatizzare?
Perché non hanno un formato. Un cliente scrive l'ordine nel testo, un altro allega un PDF, un altro ancora manda una foto del foglio. Anche fra i PDF, ognuno ha colonne diverse e nomi diversi per le stesse cose. Automatizzare non vuol dire imporre un modello: vuol dire leggere il disordine così com'è.
Devo chiedere ai clienti di scrivere le email in un certo modo?
No. Nel momento in cui chiedete a un cliente di compilare un modello, una parte lo farà per qualche settimana e poi tornerà a scrivere come prima. Il sistema deve reggere l'ordine scritto in libertà. Il lavoro di dare ordine al disordine sta dalla vostra parte, non dalla sua.
Provatelo su un ordine vostro
Ci girate un ordine vero, così com'è arrivato, senza sistemarlo. Ve lo rimandiamo pronto per il gestionale, sui vostri codici articolo. Se non vi convince, ci siamo salutati e non vi è costato niente.
Mandateci un ordine