Quanto costa davvero ribattere gli ordini a mano
Chi ribatte gli ordini costa uno stipendio. Ma lo stipendio è la voce piccola: le altre tre non compaiono in nessun bilancio e insieme pesano di più.
La risposta in tre righe
Il costo di ribattere gli ordini a mano ha quattro voci: il tempo di chi lo fa, gli errori che genera, il ritardo che crea sulla logistica e il rischio che tutto dipenda da una persona sola. La prima è l'unica che si vede in busta paga, ed è quasi sempre la più piccola.
Voce 1: il tempo
È la più facile da misurare e l'unica che le aziende conoscono. Il conto si fa così:
| Cosa serve sapere | Come si trova |
|---|---|
| Quanti ordini al giorno | Contateli per una settimana, giorno per giorno |
| Quanti minuti per ordine | Cronometrate dieci ordini veri, presi a caso |
| Costo orario dell'addetto | Costo aziendale pieno, non lo stipendio netto |
Moltiplicando le tre cose si ottiene il costo annuo del solo inserimento. Fatelo sui vostri numeri. Le medie di settore che girano in rete servono a vendere software, non a decidere.
Voce 2: gli errori
Chi ribatte ottanta ordini di fila alle sette del mattino sbaglia. Non perché sia distratto, ma perché è un lavoro che chiede attenzione totale su un compito che non ne merita nessuna.
Un errore d'ordine nella distribuzione alimentare non costa la merce sbagliata. Costa la merce, più:
- il viaggio del mezzo che l'ha portata;
- il ritiro, che spesso è un secondo viaggio;
- la nota di credito e il tempo dell'amministrazione;
- la telefonata, e la faccia che ci si rimette col cliente;
- sui freschi, il prodotto stesso, che rientra e non si rivende.
Su prodotti con margini stretti, un errore può mangiarsi il margine di decine di righe corrette.
Il numero che serve non lo sappiamo noi, lo sapete voi. Aprite le note di credito degli ultimi tre mesi e separate quelle nate da un errore di inserimento da quelle nate da altro. Quel numero, moltiplicato per quattro, è il costo annuo di questa voce. È l'unico dato affidabile perché è vostro.
Voce 3: il ritardo
Questa è la voce che nessuno conta e che spesso pesa di più. Gli ordini arrivano la sera. Vengono inseriti la mattina dopo. I giri di consegna si costruiscono su quello che è stato inserito.
Il risultato è che l'ufficio ordini è sempre sul percorso critico: finché non ha finito, il magazzino non prepara e la logistica non chiude i giri. Ogni mattina si comincia in ritardo su se stessi, e nei giorni di picco il ritardo diventa una consegna spostata al giorno dopo.
Un ordine che entra nel gestionale la sera stessa, appena arriva, sposta il vincolo: la mattina si parte con il lavoro già fatto.
Voce 4: dipendere da una persona sola
In molte aziende una persona sola conosce davvero i clienti: sa che il tal ristorante quando scrive "il solito" intende tre cose precise, e che quell'altro sbaglia sempre a scrivere lo stesso codice.
È un patrimonio, ed è anche un rischio. Quando quella persona è in ferie, si ammala o cambia lavoro, quel sapere esce dall'azienda con lei. Chi la sostituisce ci mette mesi, e nel frattempo gli errori aumentano.
Un sistema che tiene lo storico degli ordini di ogni cliente trasforma quel sapere personale in un dato dell'azienda. Non sostituisce la persona: smette di dipenderne.
Il confronto onesto
Un sistema di automazione non azzera nessuna delle quattro voci. Le riduce, e ne sposta una.
| Voce | Cosa cambia davvero |
|---|---|
| Tempo | Resta il controllo delle righe incerte, che è una frazione del lavoro di prima |
| Errori | Cambiano natura: spariscono quelli di trascrizione, restano quelli sull'ordine originale |
| Ritardo | L'ordine entra appena arriva, anche di notte |
| Persona sola | Lo storico resta in azienda invece che in testa a una persona |
Chi vi promette che sparisce tutto vi sta vendendo qualcosa. Gli ordini scritti male continueranno ad arrivare, e qualcuno dovrà guardarli: la differenza è che saranno tre al giorno invece di ottanta.
Domande frequenti
Quanto tempo serve per inserire un ordine a mano in un gestionale?
Dipende da quante righe ha l'ordine e da quanto è chiaro il messaggio. Un ordine di poche righe da un cliente abituale si inserisce in pochi minuti, uno lungo o scritto male richiede molto più tempo perché bisogna cercare i codici e a volte richiamare il cliente. Il modo onesto di saperlo è misurarlo per una settimana sulla propria azienda, invece di fidarsi di una media di settore.
Qual è il costo di un errore d'ordine nella distribuzione alimentare?
Un errore d'ordine non costa solo la merce sbagliata. Costa il viaggio del mezzo, il ritiro, la nota di credito, il tempo dell'amministrazione, la telefonata e, sui prodotti freschi, spesso il prodotto stesso che non si può rivendere. Sommate queste voci, un singolo errore vale molte volte il margine della riga che l'ha generato.
Conviene assumere una persona in più o automatizzare?
Una persona in più risolve il problema finché resta. Poi va in ferie, si ammala, cambia lavoro e va riformata. Un sistema che gestisce la parte ripetitiva lascia alla persona la parte che richiede giudizio. La domanda giusta non è quale delle due, ma quale parte del lavoro merita davvero una persona.
Provatelo su un ordine vostro
Ci girate un ordine vero, così com'è arrivato, senza sistemarlo. Ve lo rimandiamo pronto per il gestionale, sui vostri codici articolo. Se non vi convince, ci siamo salutati e non vi è costato niente.
Mandateci un ordine